Beschikbaar bij de volgende licenties: Premium
LET OP! Voor het maken en aanpassen van templates heb je beschikking nodig over Microsoft Word.
We hebben ervoor gekozen om de templates in de eigen Word applicatie te laten maken, omdat de meeste mensen al gewend zijn om met deze applicatie te werken. Daarnaast is het door deze keuze geen probleem als je een oudere versie van Word (vanaf office 2007) gebruikt. Gemaakte templates moeten worden opgeslagen als .docx bestanden. Dit is standaard ingesteld op Word versies vanaf 2007.
Voor het omzetten van Word templates naar PDF-bestanden maken wij gebruik van een API. Deze API ondersteunt de onderstaande lettertypes: Arial, Calibri, Cambria, Candara, Consolas, Constantia, Corbel, Courier New, Courier Regular, Georgia, Impact Regular, Lucida, Modern Regular, Tahoma, Times New Roman, Verdana. Mocht hij een lettertype niet kennen, dan zet hij het template om naar lettertype "Arial".
Indien gewenst, kunnen wij een voorbeeld template aanleveren. Deze template kun je dan eenvoudig in Microsoft Word bewerken, zodat deze overeenkomt met de gemeentelijke huisstijl. Je kunt natuurlijk ook direct starten met een eigen voorbeeld document. In alle gevallen moet je de gemaakte template eerst op je eigen computer opslaan. Kies daarvoor een locatie die je gemakkelijk kunt onthouden.
De gemeentelijke templates kunnen eenvoudig aan de Backoffice Applicatie worden toegevoegd door ze te uploaden in het menuonderdeel ‘Beheer' Je vindt dit menu aan de linkerkant in de Backoffice Applicatie. Nadat je op de knop Beheer hebt geklikt, klik je op Gemeentepolis, waarnaar er een beheer menu wordt geopend. Hier kan je kiezen voor Heronderzoek templates of Aanvraag templates.
Zodra je één van deze twee opties hebt gekozen, kom je in een overzicht waar de templates van jouw gemeente beheerd kunnen worden. Van alle ingestelde templates wordt een voorbeeld getoond. Als er voor een onderdeel nog geen templates zijn ingesteld, dan verschijnt de tekst ‘geen template ingesteld’ op de plek waar anders een voorbeeld zou worden getoond. Je kunt dan de gewenste template toevoegen door op ‘E-mail template toevoegen’ of op ‘Brief template toevoegen’ te klikken. Het proces voor het toevoegen van templates wordt dan gestart. Het is mogelijk om meerdere templates voor ‘goedkeuren’ aan te maken. Deze kunnen dan in het toetsingsproces worden geselecteerd.
Het aanpassen/vervangen van bestaande templates is mogelijk door op het potloodje rechtsonder in de voorbeeldweergave van de betreffende template te klikken. Het proces voor het toevoegen van templates wordt dan gestart.
In de dan volgende pagina wordt een overzicht gegeven van de variabelen die beschikbaar zijn voor de specifieke template. Niet alle variabelen uit de tabel in het artikel "Inrichten communicatie" zijn namelijk in iedere template bruikbaar. Een aantal velden zijn verplicht, omdat deze nodig zijn voor de communicatie naar de inwoner.
