Inrichten communicatie

Gewijzigd op: Wo, 20 Okt, 2021 at 4:46 PM


Inleiding

LET OP! voor gemeenten met een licentie Extra is het alleen mogelijk om email templates aan te passen.

Beschikbaar bij de volgende licenties:  Extra Premium

Wij adviseren gemeenten om de email verplicht te stellen in het aanvraagformulier van Gezondverzekerd.nl om optimaal gebruik te maken van deze functionaliteiten. Het is belangrijk dat de communicatie aan inwoners op een juiste manier gebeurt. Aan dit onderdeel is in de Backoffice Applicatie dan ook veel aandacht besteed. Gemeenten hebben de mogelijkheid om eigen sjablonen (templates) in de Backoffice Applicatie in te richten. In deze templates worden generieke samenvoegvelden gebruikt. Op deze manier is uw eigen gemeentelijke huisstijl eenvoudig te combineren met het persoonlijk communiceren aan inwoners via de Backoffice Applicatie.


Samenvoegvelden

Beschikbaar bij de volgende licenties:  Extra Premium

Het is belangrijk dat de communicatie aan inwoners op een juiste manier gebeurt. Aan dit onderdeel is in de Backoffice Applicatie dan ook veel aandacht besteed. Gemeenten hebben de mogelijkheid om eigen sjablonen (templates) in de Backoffice Applicatie in te richten. In deze templates worden generieke samenvoegvelden gebruikt. Op deze manier is uw eigen gemeentelijke huisstijl eenvoudig te combineren met het persoonlijk communiceren aan inwoners via de Backoffice Applicatie.

Indien gewenst, kunnen wij standaard templates ter beschikking stellen. Deze kun je vervolgens aanpassen aan de eigen gemeentelijke huisstijl. Je kunt ook ervoor kiezen om een reeds bestaande gemeentelijke brief als template te gebruiken. In deze template moeten dan wel de juiste samenvoegvelden worden ingevuld. Hieronder tref je de samenvoegvelden aan die kunnen worden gebruikt en hun betekenis.

SamenvoegveldBetekenis / resultaat
$VOORNAAM$Vult de voornaam van de inwoner op de plaats van het samenvoegveld.
$VOORLETTERS$Vult de voorletters van de inwoner op de plaats van het samenvoegveld.
$ACHTERNAAM$Vult de achternaam (met tussenvoegsel) van de inwoner op de plaats van het samenvoegveld.
$STRAAT$Vult de straat van de inwoner op de plaats van het samenvoegveld.
$HUISNUMMER$Vult het huisnummer van de inwoner op de plaats van het samenvoegveld.
$POSTCODE$Vult de postcode van de inwoner op de plaats van het samenvoegveld.
$WOONPLAATS$Vult de woonplaats van de inwoner op de plaats van het samenvoegveld.
$DATUM_VANDAAG$Vult de datum van vandaag op de plaats van het samenvoegveld.
$DATUM_HERINNERING$Vult de datum van vandaag vermeerderd met 14 dagen op de plaats van het samenvoegveld.
$DATUM_HERINNERING_KORT$Vult de datum van vandaag vermeerderd met 7 dagen op de plaats van het samenvoegveld.
$VOLGEND_JAAR$Vult het jaartal van dit jaar vermeerderd met één jaar op de plaats van het samenvoegveld.
$OCKTO_BLOCK$Zorgt ervoor dat er een volledig opgemaakt blok wordt geplaatst in het document op de plaats van het samenvoegveld. Het "Ocktoblok" bevat automatisch de velden $CASE_NUMMER$ en $OCKTO_CODE$.
$CASE_NUMMER$Vult het case nummer uit de Backoffice Applicatie op de plaats van het samenvoegveld.
$OCKTO_CODE$Vult een unieke code voor de Ockto reis op de plaats waar het samenvoegveld is geplaatst. Deze code heeft de inwoner nodig om online de Ockto reis te kunnen starten.
$KLANT_NUMMER$Vult het klantnummer uit de Backoffice Applicatie op de plaats van het samenvoegveld.
$AANSCHRIJFTITEL$Vult afhankelijk van het geslacht: Dhr. of Mevr. op de plaats van het samenvoegveld.
$BEGROETING$Vult afhankelijk van het geslacht: meneer of mevrouw op de plaats van het samenvoegveld.
$GEMEENTE$Vult de naam van de gemeente op de plaats van het samenvoegveld.
$AFWIJS_REDENEN$Dit veld zorgt ervoor dat bij een afwijzende beschikking de reden van afwijzing (motivering) in de beschikking wordt geplaatst. Dit gebeurt altijd met opsommingstekens. Het gaat dan om de volgende redenen:
  • Inkomen te hoog
  • Vermogen te hoog
  • Andere reden (zelf in te vullen)
$BEWIJSSTUKKEN$Dit veld zorgt ervoor dat bij het samenstellen van een verzoek om aanvullende informatie een opsomming van de benodigde bewijsstukken wordt ingevoegd in het document.
$AANVRAAGDATUM$
Dit veld zorgt ervoor dat de aanvraagdatum van een verzekering kan worden toegevoegd aan een template. Voor heronderzoeken is het de datum van het starten van de case.


Uploaden en aanpassen van templates

Beschikbaar bij de volgende licenties:  Extra Premium

LET OP! Voor het maken en aanpassen van templates heb je beschikking nodig over Microsoft Word.

We hebben ervoor gekozen om de templates in de eigen Word applicatie te laten maken, omdat de meeste mensen al gewend zijn om met deze applicatie te werken. Daarnaast is het door deze keuze geen probleem als je een oudere versie van Word (vanaf office 2007) gebruikt. Gemaakte templates moeten worden opgeslagen als .docx bestanden. Dit is standaard ingesteld op Word versies vanaf 2007. 

Indien gewenst kunnen wij een voorbeeld template aanleveren. Deze template kun je dan eenvoudig in Microsoft Word bewerken, zodat deze overeenkomt met de gemeentelijke huisstijl. Je kunt natuurlijk ook direct starten met een eigen voorbeeld document. In alle gevallen moet je de gemaakte template eerst op je eigen computer opslaan. Kies daarvoor een locatie die je gemakkelijk kunt onthouden. 

De gemeentelijke templates kunnen eenvoudig aan de Backoffice Applicatie worden toegevoegd door ze te uploaden in het menuonderdeel ‘Beheer' Je vindt dit menu aan de linkerkant in de Backoffice Applicatie. Nadat je op de knop Beheer hebt geklikt, klik je op Gemeentepolis, waarnaar er een beheer menu wordt geopend. Hier kan je kiezen voor Heronderzoek templates of Aanvraag templates

Zodra je één van deze twee opties hebt gekozen, kom je in een overzicht waar de templates van jouw gemeente kunnen worden beheerd. Van alle ingestelde templates wordt een voorbeeld getoond. Als er voor een onderdeel nog geen templates zijn ingesteld, verschijnt de tekst ‘geen template ingesteld’ op de plek waar anders een voorbeeld zou worden getoond. Je kunt dan de gewenste template toevoegen door op ‘E-mail template toevoegen’ of op ‘Brief template toevoegen’ te klikken. Het proces voor het toevoegen van templates wordt dan gestart. Het is mogelijk om meerdere templates voor ‘goedkeuren’ aan te maken. Deze kunnen dan in het toetsingsproces worden geselecteerd.

Het aanpassen/vervangen van bestaande templates is mogelijk door op het potloodje rechtsonder in de voorbeeldweergave van de betreffende template te klikken. Het proces voor het toevoegen van templates wordt dan gestart.

In de dan volgende pagina wordt een overzicht gegeven van de variabelen die beschikbaar zijn voor de specifieke template. Niet alle variabelen uit de tabel in het artikel "Inrichten communicatie" zijn namelijk in iedere template bruikbaar. Een aantal velden zijn verplicht, omdat deze nodig zijn voor de communicatie naar de inwoner. 


Toevoegen brief template

Beschikbaar bij de volgende licentie:  Premium

Als je klaar bent om de templates toe te voegen, klik dan op de knop ‘Start toevoegen nieuwe template’ onderaan de pagina.

Nadat je op de knop hebt gedrukt, word je stap voor stap meegenomen door het proces. Als eerste kom je op een scherm waar je de template kunt toevoegen. Je kunt het bestand dat je eerder hebt gemaakt en op je eigen computer hebt opgeslagen nu selecteren door op de knop ‘Selecteer bestand’ te klikken.

Nadat je het bestand hebt geselecteerd, staat de bestandsnaam van jouw template naast de knop ‘Selecteer bestand’ en wordt de knop ‘Upload en ga verder’ onderaan de pagina donkerblauw.

Door op de knop ‘Upload en ga verder’ te klikken, wordt de controle van de template gestart. Eventueel onterecht gebruikte samenvoegvelden of het niet gebruiken van verplichte samenvoegvelden leidt tot een foutmelding. Het aanpassen van samenvoegvelden of lay-out doe je eenvoudig op je eigen computer in Microsoft Word door de template te bewerken, op te slaan en opnieuw te uploaden zoals beschreven in de stappen hiervoor.

Als het document voldoet aan de specificaties (er zijn geen foutmeldingen) dan kan je verdergaan met het de laatste stap door op de knop ‘Bekijk preview’ te klikken.

Je ziet nu een preview van het document die je nog kunt controleren, voordat je deze opslaat. Mochten er nog aanpassingen nodig zijn, dan doe je dit ook weer op je eigen computer in Microsoft Word door de template te bewerken. Sla deze vervolgens op je eigen computer op en upload deze opnieuw, zoals beschreven staat in de stappen hiervoor.


Email templates

Beschikbaar bij de volgende licenties:  Extra Premium

De aanpassing van email templates gaat iets anders. Door op de knop ‘Email template toevoegen’ of op het potlootje bij de email template te klikken, opent een nieuw scherm. In dit scherm staat een teksteditor waarin de tekst van de email template wordt getoond en kan worden aangepast. De venstergrootte van de teksteditor kan naar wens worden vergroot. Voor de email templates zijn de samenvoegvelden beschikbaar die ook in de brief templates worden gebruikt. De beschikbare velden staan boven de teksteditor.

Indien er nog geen email templates zijn ingesteld, zal de Backoffice Applicatie in het editorscherm een standaard tekst tonen die te gebruiken is voor email communicatie. In deze standaard tekst zijn reeds de juiste samenvoegvelden gebruikt. Je kunt deze tekst natuurlijk aanpassen conform gemeentelijke huisstijl, maar je kunt ook ervoor kiezen om de getoonde tekst zonder aanpassingen direct op te slaan.

Let op! Heb je de licentie Extra dan kun je geen beschikkingen versturen als bijlage. De standaard email tekst bij een besluit verwijst naar een bijlage. Die tekst moet je daarom aanpassen.

Als de tekst van de email correct is, kun je deze opslaan. Zodra een email template is ingesteld, kunnen je deze als testmail naar ieder gewenst emailadres versturen om zo de opmaak in een emailprogramma te controleren. Klik daarvoor op ‘Testmail versturen’ en vul het gewenste emailadres in en druk op de knop ‘Verstuur test’.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.