Beschikbaar bij de volgende licentie: Premium
Inleiding
Als je klaar bent met alle voorbereidingen kun je het heronderzoekproces (zie artikel "Voorbereiden van het heronderzoekproces") opstarten. Dit kan vanuit het dashboard van de Backoffice Applicatie door op ‘Start heronderzoek traject’ te klikken. Je kunt ook op de tegel ‘Cases’ in de menubalk links klikken en daarna klikken op ‘Start hertonderzoek traject’ in het uitgeschoven menu. In het scherm wat je hierna ziet, kun je eventueel de XLSX datafile format downloaden die je kunt gebruiken als voorbeeld voor het vullen van de XLSX datafile. Meer hierover lees je in het artikel "Voorbereiden heronderzoekproces".
Downloaden van de XLSX datafile
Nadat je het heronderzoek proces hebt gestart, krijg je eerst een scherm waar je het format voor de XLSX datafile kunt downloaden. Als je dit al hebt gedaan, kun je door naar "Uploaden van de XLSX datafile".
Klik op de knop ‘Download XLSX template’ om het bestand te downloaden. Kies een locatie voor opslag op je computer als daarom wordt gevraagd. Als er niet om een locatie wordt gevraagd, wordt het bestand vanzelf gedownload naar de daarvoor ingestelde map op je computer.
Gebruik de gedownloade XLSX datafile om de gegevens van inwoners die een uitnodiging voor een heronderzoek moeten krijgen in te geven. Lees hierover meer in de paragraaf "Voorbereiden heronderzoekproces".
Als er voor jouw gemeente nog geen template voor het uitnodigen van inwoners is ingesteld, dan krijg je een waarschuwingsbericht op deze pagina. Je kunt op de knop in de waarschuwing klikken om direct naar templatebeheer te gaan. Zonder een ingesteld template voor de uitnodiging kan het uploadproces niet worden voltooid! Meer over het toevoegen van templates vind je in de paragraaf "Uploaden en aanpassen van templates".
Uploaden van de XLSX datafile
Zorg dat je de gevulde XLSX datafile op een locatie hebt staan waar je deze makkelijk kunt terugvinden tijdens het uploadproces.
Klik op de knop ‘Start hertonderzoek traject’ om verder te gaan met het proces. In het volgende scherm kun je de XLSX datafile uploaden door op de knop ‘Selecteer bestand’ te klikken. Nadat je het bestand hebt geselecteerd, staat de bestandsnaam van jouw XLSX datafile naast de knop ‘Selecteer bestand’ en wordt de knop ‘Upload en ga verder’ onderaan de pagina donkerblauw. Klik hierna op de knop ‘Upload en ga verder’ om het bestand te uploaden.
LET OP: de Backoffice Applicatie accepteert alleen bestanden met de extensie .xlsx.
Controleren van de geüploade XLSX datafile
De Backoffice Applicatie controleert tijdens het uploaden de kwaliteit van de aangeleverde XLSX datafile. Onder meer wordt gecontroleerd of de geleverde BSN’s voldoen aan de 11-proef en wordt gekeken naar de opmaak van datumvelden. Verplichte velden moeten zijn gevuld. Lees meer over de vereisten aan de XLSX datafile in de paragraaf "Voorbereiden heronderzoekproces".
Nadat de XLSX datafile is geüpload, wordt het controlescherm gepresenteerd. Als er fouten in de XLSX datafile zijn gevonden, worden deze hier getoond door middel van rode markeringen boven de preview van de XLSX datafile. Hierdoor is het snel duidelijk in welke regels en kolommen eventuele fouten zijn gemaakt. Indien de XLSX datafile fouten bevat, zal deze na correctie opnieuw moeten worden geüpload. Klik op de knop ‘Probeer opnieuw’ om terug te keren naar het uploadscherm.
Als er geen fouten in de XLSX datafile aanwezig zijn, kan worden verder gegaan met het aanmaken van de cases. Door te bevestigen dat je akkoord bent met de inhoud van de XLSX datafile wordt de knop ‘Ga verder’ beschikbaar. Klik op de knop om verder te gaan.
Er wordt nu een scherm getoond waarin de voortgang van het aanmaken van de cases wordt getoond. Afhankelijk van het aantal regels in de XLSX datafile kan dit proces even in beslag nemen. Als de aanmaak van cases succesvol heeft plaatsgevonden, wordt een overzichtsscherm getoond waarin ook het aantal cases staat dat is aangemaakt.
Klik op de knop ‘Ga verder’ om door te gaan met het aanmaken van brieven en verzenden van e-mails.
Verzenden van de uitnodigingen aan inwoners
Wij adviseren gemeenten om de email als communicatievoorkeur te gebruiken om optimaal gebruik te maken van de functionaliteiten in de Backoffice Applicatie, zoals het herinneren van inwoners.
Nadat de cases succesvol zijn aangemaakt en op de knop ‘Ga verder’ is geklikt, wordt het scherm voor de communicatie inrichting getoond. Hier staat een overzicht van de verschillende communicatievormen die in het vervolgproces worden aangemaakt (mail, brief of beiden). De communicatievoorkeur kun je instellen in de XLSX datafile in de kolom ‘COMM_VOORK’. Meer hierover in de paragraaf "Voorbereiden heronderzoekproces".
Je ziet per communicatievorm hoeveel brieven of e-mails er worden verstuurd. Als dit klopt, kun je verdergaan naar de preview van de brief die verstuurd wordt.
Mochten de aantallen niet overeenkomen, controleer dan de ingevoerde gegevens in de XLSX datafile en pas deze eventueel aan. Je moet daarna de stappen voor het uploaden van de XLSX datafile (zie artikel "Starten van het heronderzoekproces") opnieuw doorlopen.
Als het voorbeeld overeenkomt met je verwachting, dan kun je door naar de volgende stap. Vink aan dat je akkoord bent met de inhoud en klik op de knop ‘Akkoord en verzend e-mails’. Hierna zal de Backoffice Applicatie starten met het verzenden van de e-mails en met het genereren van de pdf-documenten.
Als de Backoffice Applicatie klaar is met het genereren van de pdf’s ontvang je een e-mail met een downloadlink. Je gaat dan naar het "Batchoverzicht", waar je de brieven kunt downloaden.
Je kunt de gemaakte brieven ook altijd downloaden via het "Batchoverzicht", deze is te bereiken via "Cases" onder het kopje "Heronderzoek". De e-mails zijn dan op de achtergrond al verzonden door de Backoffice Applicatie. De status wordt automatisch bijgewerkt naar ‘Uitnodiging verzonden’. De brieven zijn zowel in één pdf als afzonderlijke pagina’s (voor printen) en als individuele Pdf-bestanden (in een ZIP bestand) te downloaden.
In een enkel geval kan er iets misgaan bij het genereren van de pdf-bestanden. De Backoffice Applicatie geeft dan een foutmelding. Het proces kan echter gewoon doorgaan. De gemaakte brieven kunnen in dat geval worden gedownload en het proces kan worden afgerond. Na afronding van het proces kun je via de tegel ‘Cases’ onderdeel ‘Batch overzicht’ zien welke items nog niet verwerkt zijn. Je kunt deze selecteren en opnieuw het proces voor het genereren van de pdf-bestanden starten door op 'Batch opnieuw proberen’ te klikken.
Ook is het mogelijk om op de case detail pagina van de inwoner alle communicatie die aan de inwoner is verstuurd te downloaden.
Herinneren van inwoners
Voor inwoners met communicatievoorkeur EMAIL is de Backoffice Applicatie standaard voorzien van een herinneringsoptie. Als de inwoner niet binnen 14 dagen na het versturen van de eerste uitnodiging de benodigde gegevens aanlevert, genereert de Backoffice Applicatie geautomatiseerd een herinnering en verstuurt deze per mail.
Indien je niet wilt dat de inwoner een herinnering krijgt, kun je deze functionaliteit uitzetten via de tegel ‘Beheer’ onderdeel ‘Algemeen’.
We hebben tevens de bovenstaande herinneringsmail uitgebreid. We gaan inwoners nu extra een herinnering mailen (na vijf en tien dagen). Zie hiervoor artikel "Automatische herinneringsmail".
